Thay đổi địa chỉ kinh doanh không còn xa lạ đối với nhu cầu của các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh, nhất là trong môi trường kinh tế luôn biến động như hiện nay. Tuy cùng quận nhưng khác huyện, khác tỉnh có những quy định về thay đổi địa chỉ công ty khác nhau, nếu không tìm hiểu kỹ rất dễ xảy ra sai sót. Tham khảo bài viết sau đây để tìm hiểu cách thay đổi địa chỉ công ty chi tiết nhất!
Table of Contents
Tại sao cần làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty?
Địa chỉ doanh nghiệp là nơi làm việc và liên hệ của doanh nghiệp tại Việt Nam. Địa chỉ của công ty bao gồm số nhà, ngách, ngõ, đường, phố hoặc thôn nhỏ, thôn nhỏ, xã, quảng trường, thị trấn, huyện, khu đô thị, thị xã, tỉnh, thành phố, thành phố trực thuộc trung ương trung ương; số điện thoại, số fax, thư điện tử (nếu có).
Lý do doanh nghiệp cần đổi địa chỉ là:
- Để công việc kinh doanh thuận tiện hơn
- Công ty bạn cần tìm văn phòng gần trung tâm để giao dịch với khách hàng, đối tác.
- Do nhu cầu mở rộng thị trường mới, công ty mong muốn thay đổi địa chỉ công ty để đáp ứng nhu cầu công việc thực tế và tăng khả năng tiếp cận thị trường;
- Vì công việc kinh doanh rất tốt nên chủ doanh nghiệp có thể xây trụ sở công ty mới hoặc chuyển văn phòng công ty về nhà
Hay vì nhiều lý do khác…v.v. Dù là lý do gì thì bạn cũng cần biết những điều công ty cần làm khi thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh, thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh đầy đủ và nhanh chóng đúng pháp luật.
Trụ sở công ty là nơi liên hệ và làm việc của các cơ quan có thẩm quyền. Hủ kinh doanh khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty đến một nơi khác thì cần thông báo với cơ quan chức năng. Đối với cơ quan thuế, việc xác minh địa chỉ của công ty là công việc thường xuyên. Nếu sau nhiều lần kiểm tra, cơ quan thuế không thấy công ty hoạt động có trụ sở chính, không có biển hiệu thì cơ quan thuế sẽ khóa mã số thuế của công ty.
Việc khóa mã số thuế sẽ kéo theo nhiều hệ lụy như: hóa đơn bị khóa (không hợp lệ), công ty không nộp được tờ khai thuế,… điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của công ty bạn, kèm theo đó là thuế và hóa đơn vi phạm bị xử phạt hành chính rất cao.
Cách thay đổi địa chỉ công ty như thế nào?
Quy trình thay đổi địa chỉ công ty
Quy trình thay đổi địa chỉ công ty được thực hiện như sau:
Chốt thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quân/huyện/tỉnh/thành phố
Ở bước này, đối với doanh nghiệp thay đổi địa chỉ giữa các vùng, tỉnh cần nộp tờ khai thông báo cho cơ quan thuế có thẩm quyền theo mẫu 08 và làm thủ tục “chốt” thuế của vùng/tỉnh cũ. Và xin chuyển công văn quận/huyện/tỉnh/thành phố mới.
Thủ tục này thường mất khoảng 5-10 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ đăng ký.
Lưu ý: Công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong cùng quận/huyện thì không phải làm thủ tục này.
Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
Sau khi doanh nghiệp đã hoàn thành việc đóng thuế địa bàn/huyện/tỉnh/thành phố cũ và có công văn chuyển địa điểm của cơ quan thuế thì tiến hành lập hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty và làm thủ tục đăng ký thay đổi. Đăng ký thương mại có nội dung thay đổi địa chỉ.
Nộp hồ sơ chuyển trụ sở đến Phòng Đăng ký kinh doanh
Việc nộp đơn đăng ký sẽ được thực hiện trực tuyến và sau khi đơn đăng ký được chấp nhận là hợp lệ, quy trình đăng ký giấy sẽ được thực hiện với Cơ quan đăng ký.
Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ
- Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi địa chỉ.
- Sau đó, hòng đăng ký kinh doanh sẽ xét duyệt và cấp Giấy xác nhận thay đổi địa chỉ của công ty.
Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi địa chỉ mới
Nếu hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ, hồ sơ sẽ được gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ kinh doanh như thế nào?
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 8, Nghị định 83/2013/NĐ-CP và Khoản 1, Điều 40, Nghị định 78/2015/NĐ-CP, thì trước khi thay đổi địa chỉ đăng ký công ty, doanh nghiệp có nghĩa vụ: Hoàn thành tất cả các bộ phận thủ tục thuế. Cụ thể, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp tất cả các khoản thuế còn nợ. Đồng thời, yêu cầu cơ quan thuế hoàn trả số thuế nộp thừa, số thuế giá trị gia tăng chưa khấu trừ hết…
Nếu thủ tục thay đổi địa chỉ công ty được giải quyết trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì cơ quan thuế sẽ không thay đổi. Nhưng nếu ngược lại, công ty thay đổi địa chỉ sang tỉnh, thành phố khác sẽ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế. Lúc này, ngoài việc thực hiện các nghĩa vụ nêu trên, doanh nghiệp còn cần chuẩn bị hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế nộp cho nơi chuyển đến và cơ quan thuế nơi chuyển đến.
Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế nơi chuyển đến gồm:
- 01 Tờ khai theo mẫu 08-MST quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC
- 01 Bản sao giấy phép thành lập và hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cập theo địa chỉ mới (Nếu người thực hiện hồ sơ là các tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân…)
- Một số tài liệu khác theo từng trường hợp cụ thể ở từng tình thành.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cần những giấy tờ gì?
Nếu công ty thay đổi địa chỉ trong cùng một quận, các tài liệu bao gồm:
- 01 Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật
- 01 Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ công ty (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần)
- 01 Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty;
- 01 Bản gốc Công văn (mẫu 09) cơ quan thuế về việc đồng ý cho chuyển quận (áp dụng trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện)
Trường hợp công ty thay đổi địa chỉ tại tỉnh/thành phó khác, thông tin bao gồm:
- 01 Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật
- 01 Điều lệ công ty đã sửa đổi bổ sung (Bản sao)
- Danh sách người đại diện theo ủy quyền (Công ty TNHH 1 thành viên), danh sách thành viên (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên), danh sách cổ đông (Công ty cổ phần), danh sách thành viên hợp danh (Công ty hợp danh)
- 01 Quyết định của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần)
- 01 Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty
Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty ở đâu?
- Bước 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký thay đổi công ty (bản điện tử) qua cổng thông tin quốc gia https://dangkytinhdoanh.gov.vn/.
- Bước 2: Sau khi hồ sơ được chấp nhận là hợp lệ, doanh nghiệp mang hồ sơ (bản cứng) và gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh khu vực doanh nghiệp đăng ký.
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mất bao nhiêu thời gian?
Thời gian thay đổi địa chỉ công ty được tính như sau:
- Thời gian soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh: 1 ngày làm việc;
- Thời gian từ khi nộp hồ sơ cho cơ quan thuế đến khi nhận được công văn của quận/huyện/tỉnh/thành phố chuyển địa chỉ (nếu thay đổi địa chỉ sang quận/huyện/tỉnh/thành phố khác): 10-15 ngày làm việc;
- Thời gian thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: 3 – 5 ngày làm việc;
- Thời gian thay dấu công ty (nếu dấu cũ có thông tin quận/huyện/tỉnh/thành phố): 1 ngày làm việc.
Do đó: Tổng thời gian thay đổi địa chỉ công ty khoảng 5-20 ngày làm việc tùy thuộc vào việc chuyển sang cơ quan thuế. Để tiết kiệm thời gian và công sức, cũng như chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nhất, bạn nên tìm đến dịch vụ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp để được họ tư vấn và làm thủ tục.
Không làm thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ có làm sao không?
Khoản 2 Điều 32 Luật Doanh nghiệp quy định rõ doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh về việc thay đổi địa chỉ trong thời hạn 10 ngày. Quá thời hạn nêu trên, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Doanh nghiệp có thể bị phạt từ 500.000 đến 5.000.000 tùy thuộc vào việc quá hạn bao lâu. Cụ thể:
- Quá hạn từ 1 – 30 ngày: Doanh nghiệp bị phạt bị phạt 500.000 – 1.000.000 đồng.
- Quá hạn từ 31 – 90 ngày: Doanh nghiệp bị phạt bị phạt 1.000.000 đến 2.000.000 đồng.
- Quá hạn từ từ 91 ngày trở lên sẽ bị phạt 2 triệu đến 5 triệu đồng
Những vấn đề cần lưu ý sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
Sau khi doanh nghiệp được cơ quan nhà nước cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới, vẫn còn nhiều vấn đề liên quan cần giải quyết. Đặc biệt các vấn đề như con dấu, hóa đơn là rắc rối nhất đối với thương nhân.
Về con dấu công ty
Trường hợp thay đổi địa điểm công ty sang khu vực, tỉnh, thành phố khác thì công ty phải làm thủ tục khắc lại con dấu và công bố lại việc sử dụng con dấu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia – Sở Kế hoạch và Đầu tư. Khi công ty thay đổi địa chỉ trong cùng quận thì không cần khắc lại con dấu.
Về hóa đơn công ty
Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, doanh nghiệp được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Nhưng cần khắc thêm dấu đóng tên công ty, địa chỉ mới công ty và đóng vào hóa đơn cũ. Sau đó làm công văn (Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn) gửi Chi cục thuế đề nghị cho phép tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.
Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty sang quận/huyện/tỉnh khác, doanh nghiệp cần:
- Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến
- Đóng dấu địa chỉ mới trên hóa đơn
- Gửi bảng kê hóa đơn chưa sử dụng
- Nộp thông báo điều chỉnh hóa đơn cho cơ quan thuế
Hoặc nếu khách hàng không muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ và muốn sử dụng hóa đơn mới, khách hàng cần:
- Gửi thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế
- Gửi thông báo hóa đơn mới
Các vấn đề khác khi thay đổi địa chỉ công ty
- Thay đổi thông tin địa chỉ công ty ngoài quận bắt buộc phải thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế
- Thay đổi thông tin địa chỉ của chủ tài khoản ngân hàng công ty;
- Ký hợp lục hợp đồng thay đổi địa chỉ với các hợp đồng đã ký ký và đang tiến hành công việc;
- Thay đổi toàn bộ thông tin liên quan đến địa chỉ công ty.
Song Kim – Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty uy tín
Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực, Song Kim đã cung cấp dịch vụ chuyển địa chỉ công ty, dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh cho hàng nghìn khách hàng tại TP.HCM. Đơn vị cung cấp dịch vụ thay đổi địa chỉ trụ sở, bắt đầu từ việc tư vấn tất cả các thủ tục pháp lý liên quan, soạn thảo tài liệu và xin giấy phép kinh doanh mới đúng hạn.
Khách hàng khi đến với Song Kim cần cung cấp:
- Bản sao giấy phép kinh doanh (Song Kim lấy thông tin)
- Địa chỉ trụ sở chính chuyển đến
Mọi việc còn lại Song Kim sẽ lo cho khách hàng từ A – Z. Với những dịch vụ mà Song Kim cung cấp chắc chắn bạn sẽ hài lòng.
Doanh nghiệp có nhu cầu vui lòng liên hệ với Song Kim ngay hôm nay để được tư vấn tốt nhất!
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: 2/1/9 Đường số 84 Cao Lỗ, Phường 4, Quận 8, Tp.HCM
- Điện thoại: 028 66 744 447 – Hotline: 0908 714 741
- Website: https://ketoansongkim.vn
- Email: info@ketoansongkim.vn
Trên đây là bài viết chia sẻ cách thay đổi địa chỉ công ty chi tiết nhất. Hy vọng bài viết đã cung cấp tất cả những thông tin hữu ích nhất mà bạn cần.